¿Cómo organizacion eventos musicales sin ningún error? ¿Cómo tener éxito con la organización de eventos musicales?
hace falta tener mucha experiencia para saber cómo solucionar los mayores problemas de organización de eventos musicales. Por eso voy a contarte cosas que no sabías sobre organización de eventos musicales y que, sinceramente, tienes que conocer… Porque con la llegada del buen tiempo, los eventos al aire libre se multiplican, y en verano, si hay un evento que supera a los demás, es el festival de música.
Los organizadores de eventos aprovechan que durante estos tres meses las temperaturas son ideales para pasar unos días bailando al sol. Además, la gente se toma más vacaciones que el resto del año y puede permitirse el lujo de ir a escuchar su música favorita durante unos días. En la Red, webs y portales de organización de eventos musicales como Fillevents nos aportan todo lo que podamos necesitar para que la organización de nuestro evento musical sea un éxito.
En todas partes existen multitud de festivales de música que atienden a diversos tipos de público y temática variada. El Festival de Música FIB que se celebra en Benicasim, por ejemplo, es uno de los festivales más importantes de nuestro país y concierne al pop, rock, indie, electrónica y otras músicas, además de otras actividades como el teatro, la moda o cine; pero hay otros que también son muy visitados, como el Bilbao BBK Live de música pop rock o el Primavera Sound de Barcelona.
Pasos clave para organizar un festival de música
Si no quieres fallar en la organización de tu festival de música analiza detenidamente dónde quieres realizar el festival de música. Dependiendo del tipo de público al que quieras llegar, determinados lugares u otros serán más apropiados. Lo más importante es tener en cuenta el tamaño y la capacidad.
Intenta diferenciarte de los demás eligiendo una ubicación única y exclusiva, así como teniendo en cuenta las necesidades audiovisuales que se van a requerir.
Rodéate de profesionales experimentados. Contacta con una buena y sólida empresa que se dedique a la producción de eventos que garanticen la profesionalidad de su trabajo. Esta empresa se encargará de ayudarte a organizar el equipo, sistema de sonido, iluminación y video.
En los festivales de música la tecnología es muy importante y necesitarás equipos de sonido de calidad, además de pantallas, luces, equipo de sonido y platós, entre otros dispositivos. La gestión de un evento, ya sea de música, conferencia o exhibición, requiere una lluvia de ideas de alto nivel, planificación y gestión detallada de una amplia gama de aspectos, utilizando habilidades que van desde ventas y marketing hasta gestión financiera y de proyectos, salud, seguridad y logística en el día a día.
Un punto de partida fundamental es la razón por la que estamos organizando un evento en particular. Un análisis crítico debería preguntar qué ofrecerá un evento en vivo que otros canales de marketing e información no ofrecen. Una vez que hayas completado el estudio de viabilidad y hayas determinado que un evento en vivo es una mejor opción para lograr tus objetivos, llegará la elaboración de un presupuesto determinado,
La construcción de un equipo de proyecto diverso con la combinación adecuada de habilidades garantizará que se cubran elementos que van desde la generación de ideas y la creatividad hasta el pensamiento logístico práctico, el marketing y la gestión financiera. No subestimes el tiempo que lleva promover con éxito el evento y el tiempo que lleva transmitir el mensaje e impactar a los compradores de entradas.
El tipo de evento, la audiencia objetivo, los recursos internos y el presupuesto dictarán el enfoque de marketing. Sin embargo, para eventos públicos a gran escala, encontrar socios en los medios a menudo es fructífero, al igual que el marketing directo y las relaciones públicas.
El proceso de gestión de eventos se divide generalmente en tres categorías: logística, marketing y contenido.
Cada evento requerirá un proyecto detallado y un plan financiero, dividiendo todas estas actividades en los plazos, recursos y responsabilidades necesarios para que el evento suceda. También se debe implementar un plan de gestión de riesgos y contingencias para todos los eventos, y cuanto mayor sea el perfil y la escala, mayor será la planificación de contingencias.
Los grandes lugares y las autoridades locales generalmente pueden brindar asesoramiento, sin embargo, si tu evento atrae a un gran número de asistentes, un consultor especializado en riesgos laborales y seguridad seguramente será un dinero bien gastado. Nunca subestimes el tiempo que lleva completar ciertos elementos del proyecto y permite cierta flexibilidad en el plan de contingencia.
Junto con el lugar, el catering puede ser uno de los mayores costos del evento y una de las áreas más discutidas. Dependiendo de los objetivos y filosofía del evento y de los participantes, también se debe tener en cuenta el origen de los alimentos y los ingredientes para su elaboración.
Otros proveedores y contratos que puedes necesitar negociar y administrar incluyen señalización, mobiliario, AV, barreras, flores, gerentes, diseñadores, transporte, seguridad, consultores, proveedores, impresores, seguros, acceso y emisión de boletos y licencias, incluyendo alcohol y música, entre otros, dependiendo de la naturaleza y complejidad del evento.
Las relaciones son esenciales para una buena prestación de servicios y, a menudo, tiene sentido determinar exactamente quién será responsable de la entrega del contrato en el sitio, el plan de contingencia de cada proveedor y cuándo llegarán al sitio. Ningún organizador de eventos está dispuesto a pagar por los servicios hasta que los asistentes reserven su boleto para asistir y vale la pena preguntar a los proveedores si el pago se puede realizar en cuotas para facilitar el flujo de efectivo.
No hace falta decir que las personas son el activo más importante para el buen funcionamiento de un evento: tu propio equipo, voluntarios, ubicación, proveedores de servicios y todos los demás proveedores.
Tener una apariencia profesional, una actitud de ‘puedo hacerlo’ y ser capaz de pensar y actuar rápidamente son esenciales, por lo que el equipo del evento en su conjunto debe elegirse para reflejar estas cualidades. Es esencial crear un plan maestro de eventos, una orden de trabajo y la información del equipo para todos los involucrados: equipo, voluntarios, todos los proveedores, oficina central, catering, seguridad y cualquier otra parte o miembro. preocupado.
Ten en cuenta que parte de la complejidad de un evento radica en lidiar con los desafíos que pueden surgir durante el mismo, y ahí es cuando un evento se desarrolla. Esto debe planificarse con bastante antelación al inicio del evento y tener lugar inmediatamente después para garantizar que la energía y la buena voluntad de todos los involucrados en la organización del evento se capitalicen adecuadamente y se conviertan en un negocio en crecimiento.
